Vorbereitende Buchhaltung

Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Vorbereitende Buchhaltung heißt: Ich bringe deine Belege und Buchungen in genau die Form, die deine Steuerkanzlei braucht — vollständig, sortiert und nachvollziehbar. Den steuerlichen Teil übernimmt am Ende dein Steuerberater. Meine Aufgabe ist alles, was vorher passiert: das Sammeln, Ordnen, Erfassen und Aufbereiten.

Klingt unspektakulär, ist aber der Punkt, an dem bei vielen Selbstständigen die Zeit, die Nerven und oft auch bares Geld verloren gehen. Denn je unsortierter deine Unterlagen beim Steuerberater ankommen, desto mehr Aufwand entsteht dort — und den zahlst du.

Genau hier setze ich an: Ich sorge dafür, dass deine Buchhaltung läuft, bevor sie auf dem Schreibtisch deines Steuerberaters landet. Ob laufend Monat für Monat oder einmal gründlich aufgeräumt, wenn sich etwas angestaut hat.

So gehe ich vor

Jede Buchhaltung ist anders – deshalb fange ich nicht mit Aktionismus an, sondern mit Zuhören.

1. Wir klären, wo's hakt.

Zuerst erzählst du mir, wo dein Problem liegt: Kostet dich die Buchhaltung zu viel Zeit? Stapeln sich Fehlbelege? Fehlt der Überblick? Oder kommst du mit deiner Software einfach nicht klar?

Bevor ich irgendwo eingreife, verstehe ich erst, worum es wirklich geht.

2. Ich verschaffe mir einen Überblick.

Dann schauen wir uns deine Buchhaltung gemeinsam an: Woher kommen deine Belege und in welcher Form? Gibt es schon funktionierende Abläufe, landen Belege automatisch im System, ist die Bank angebunden?

So sehe ich, worauf wir aufbauen können – und wo es klemmt.

3. Ich räume auf.

Mit deinen Zugangsdaten gehe ich direkt in dein System – ob Lexoffice, BuchhaltungButler oder ein anderes.

Ich bringe die offenen Monate in Ordnung, laufend oder rückwirkend, und sortiere, was sortiert werden muss.

4. Ich erstelle deine Fehlbeleg-Liste.

Du erfährst genau, welche Belege fehlen und welche Buchungen noch unklar sind. Dabei prüfe ich auch deine Stammdaten – zum Beispiel, ob deine Umsatzsteuer-ID überall korrekt hinterlegt ist. Gerade bei Software-Lizenzen wird das oft vergessen, und dann stimmen die Rechnungen nicht.

5. Ich übergebe an deinen Steuerberater.

Ist alles aufbereitet, melde ich deinem Steuerbüro, dass der Monat abgerufen werden kann. Auf Wunsch und nach Freigabe kann auch die Umsatzsteuer-voranmeldung direkt übers System laufen. Rückfragen aus der Kanzlei landen bei mir, nicht bei dir – so bleibt dir der Rücken frei.

Für wen ich arbeite

Am wohlsten fühle ich mich da, wo ich mich auskenne – und das merkt man auch in der Zusammenarbeit. Zu mir passt du, wenn du:

  • selbstständig im kreativen Bereich bist, als Coach arbeitest oder ein kleines Start-up führst
  • eine kleine GmbH oder ein Team bis etwa zehn Personen hast
  • gerne remote zusammenarbeitest – ortsunabhängig, digital, unkompliziert
  • gerade gründest oder schon vorher wissen willst, wie du deine Buchhaltung von Anfang an richtig aufsetzt

 

Und vor allem: wenn du Buchhaltung eigentlich nicht selbst machen willst. Weil dir die Zeit oder die Lust fehlt, weil die Software dich überfordert oder weil du Sorge hast, etwas falsch zu machen. Genau da nehme ich dir das ab – ohne dass du dich dafür rechtfertigen musst.

Damit das gut funktioniert, braucht es eine Sache von Anfang an: Vertrauen. Buchhaltung ist etwas Persönliches – du gibst mir Einblick in deine Zahlen und ein Stück Kontrolle ab. Wenn du bereit bist, digital und auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten, sind wir ein gutes Team.

Was sich für dich ändert

Wenn deine Buchhaltung läuft, verändert das mehr als nur deinen Ordner:

  • Du musst dich nicht mehr selbst durch deine Belege wühlen. Das übernehme ich – inklusive der Frage, was überhaupt noch fehlt.
  • Du weißt, dass deine Buchhaltung stimmt. Keine halbgaren Buchungen, keine offenen Baustellen, die du vor dir herschiebst.
  • Du hast eine Ansprechpartnerin, die dein System kennt. Wenn etwas unklar ist, fragst du mich – nicht Google und nicht dich selbst um drei Uhr nachts.
  • Auf Wunsch übernehme ich auch den Draht zum Steuerbüro. Dann klären wir Rückfragen direkt, und du musst nicht den Übersetzer zwischen zwei Welten spielen.

Womit arbeite ich

Meistens steht dein System schon fest – und genau damit arbeite ich. Mit diesen drei bin ich am häufigsten unterwegs. Nur wenn du neu gründest oder ganz frisch startest, schauen wir gemeinsam, was von Anfang an zu dir passt.

Lexware Office

Eines der gängigsten Programme für Selbstständige: zuverlässig, intuitiv und schnell erlernbar. Für die meisten der unkomplizierteste Einstieg. Die Anbindung ans Steuerbüro funktioniert reibungslos. Ich bin zertifizierter Lexware Office-Coach und kenne das System bis ins Detail.

BuchhaltungButler

Mächtiger, aber auch anspruchsvoller in der Handhabung. Weniger intuitiv als Lexware Office, dafür gut geeignet für GmbHs und Setups mit mehr Anforderungen. Auch hier läuft die Anbindung ans Steuerbüro problemlos.

DATEV Unternehmen online

Die Software aus der Welt der Steuerkanzleien – nicht frei am Markt erhältlich, sondern an dein Steuerbüro gekoppelt. Wenn du direkt angebunden bist, arbeite ich mit dir in DATEV Unternehmen online, sodass deine Belege ohne Umwege in der Kanzlei landen.

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